כיצד להכין מענה למכרז או קול קורא כמו RFP?

ברגע שתתחיל לחקור את עולם הבקשות להצעות (RFP) תלמד שלפעמים הצעה כתובה היטב היא זו שתחתום את העסקה. מכיוון שההצעה היא מול החברה שלך, הכרחי שתכתוב אותה בצורה טובה, כולל כל הנושאים החשובים ביותר שצריך להזכיר.

אחד הדברים החשובים ביותר שעליך לזכור הוא עבור מי אתה כותב. מכיוון שניתן להתייחס להצעה כאל בקשת משרה, עליך להתאים אותה ולהתאים אותה לצרכי הלקוח הפוטנציאלי. לעולם אל תעזוב זאת מהראש שלך, מכיוון שהוא יכול לעזור לך להשיג את העבודה.

בהמשך המאמר תמצא חלקים שצריך לכלול בכל בקשה לתגובת הצעה. אל תיקח אותם כמובנים מאליהם ואל תכתוב אותם בשבלונה. אתה מוזמן לשנות את הסדר או להוסיף משהו שאינו ברשימה.

בעת הוספת דברים נוספים, הקפד לשאול את עצמך כיצד אתה או הלקוח הפוטנציאלי שלך ירוויחו מכך. עליך להעריך האם הנתונים הנוספים הללו באמת נחוצים מכיוון שאינך רוצה למלא את המצגת שלך בתוכן הצעות מוך.

1. שלב ראשון זה הכנת מכתב הקדמה חזקה באנגלית Cover Letter

בדיוק כמו כאשר אתה מגיש מועמדות למשרה, מכתב כיסוי טוב יכול לקחת אותך דרך ארוכה. בדרך כלל זה הדבר הראשון שהמשקיע יקרא. מכתב הכיסוי הטוב ביותר ייצור חיבור בין הלקוח הפוטנציאלי לחברה שלך - תראה כיצד אתה מבין את הבעיה שלו וכיצד אתה מאמין שיש להם את הפתרון.

במכתב זה, עליך להראות שאתה באמת מאמין שאתה זה שצריך לקחת את הדרך להצלחת הפרויקט, מכיוון שאתה יודע את המטרה הסופית, ויש לך את הדרך לממש אותה.

זה לא המקום לדבר על עצמך מכיוון שיהיה לך מספיק מקום לעשות זאת בהמשך. זהו מקום להראות כיצד אתה מבין את נושא המשקיע וכיצד אתה מזדהה עם צרכיו. בסופו של דבר, מכתב כיסוי הוא נקודת המכירה שלך.

שלב 2- הכנת תקציר מנהלים חד וענייני

עכשיו הגעת לחלק שבו אתה אמור לדבר על החברה שלך. תקציר המנהלים מראה מי אתה כחברה בעת הקמתך, מה תחומי ההתמחות שלך וכו '. כאן תוכל לציין את כל הדברים שאתה רואה כרלוונטי עבור המשקיע.

סיכום מנהלים הוא חלק חשוב מאוד בהצעתך. מכיוון שההצעה עצמה תכלול מספר רב של אלמנטים, לפעמים המשקיעים יקראו רק את תקציר ההנהלה ובהתבסס על הכלל הזה אתה מוותר או משאיר אותך במשחק.

חלק זה של ההצעה צריך להיות אינפורמטיבי ומשכנע - עליך להראות מדוע אתה המתאים ביותר לתפקיד ולספק נתונים לתמיכה בטענותיך. היו הגיוניים ואל תכתבו יותר מדי - שמרו על זה פשוט ותמציתי.

אורכו של דו"ח זה לא יעלה על 1-2 עמודים, שכן יותר מזה עשוי להשפיע לרעה על הקורא (סביר יותר שהם יאבדו עניין). סיכום ההנהלה צריך להיות בדיוק זה - סיכום, אך עדיין צריך שיהיה בו מספיק מידע.

שלב 3 - בניית לוחות זמנים והבנת המועדים האחרונים

כל הבקשות להצעות יקבעו מועד אחרון עד לסיום הפרויקט. חלקם יציינו גם מועדים לאבני דרך ספציפיות וניתנות לתוצאות. עם זאת, זה לא תמיד כך, לכן בחלק הבא של תגובת ה- RFP שלך, עליך לכלול ציר זמן ולוח זמנים עבור כל פרויקט ההצעה.

הקפד לפרק את הפרויקט לאבני דרך ולקבוע מועדים לכל אחד מהם. כך המשקיע יכול לראות באיזה קצב אתה מתכנן להתקדם. הקפד לכלול את כל המשימות שצריך לבצע מההתחלה ועד הסוף, כך שלא יישאר חלק.

דבר טוב לכלול בסעיף זה הוא האחראי על המועדים. כך תוכלו להרגיע את המשקיע מכיוון שאתם מצביעים על אדם אחד ספציפי שיהווה את נקודת הקשר, ואשר יוודא כי אין עיכובים.

שלב 4 - ניהול החוזה

בחלק זה, עליך להתייחס למספר דברים לגבי אופן הטיפול שלך בחוזה. זה כולל את כל אנשי הצוות שיכללו בפרויקט זה, עם פרטי ההתקשרות שלהם.

כמו כן, כאן עליך לציין כיצד תתמודד עם כל התיעוד המשפטי, כל בדיקות אבטחה ואישורים, ואילו דוחות ומסמכים תצטרך על מנת שזה יסתיים.

עם זאת, אם אתה מעניק טיפול כלשהו לאחר המכירה (ובהחלט צריך שיהיה לך צוות מכירות שלוקח זאת בחשבון), חשוב לציין זאת כאן. עליך לציין מה תכלול הפוסט-מכירה, מי האדם שאליו הם יכולים לפנות אם יזדקקו לעזרה, האם תספק שירותים קבועים של המוצר ולכמה זמן וכו '.

הבטיחו להם כי אתם תהיו השותפים לטווח ארוך שלהם ושלא תיעלמו לאחר סיום החוזה. בניית יחסים חזקים עם השותף שלך פירושה גם שאתה תהיה שם בשבילם הרבה אחרי שחלף המועד האחרון.

שלב 5 - להבטיח להם שאתם יכולים לבצע את המכרז

בחלק האחרון של תגובת ה- RFP שלך, עליך להרגיע את המשקיע שאתה מי שעוסק בפרויקט שלו. כל החלקים הנ"ל ישמשו את אותה מטרה, אך כאן עליך להציג דוגמאות של עבודתך הקודמת.

התוכנית וציר הזמן המפורט שלך כיצד תשיג את מטרתם הם בסדר ואולי יישמע אפשרי על הנייר, אך כדי לשכנע את המשקיעים באמת, עליך להציג כמה תוצאות מוחשיות מהפרויקטים הקודמים שלך.

כמובן, אל תגזים כאן ושתף את כל הפרויקט, אך הסבר פשוט על הבעיה והפתרון שנתת יספיק. שלא לדבר על כל זה צריך להיות מגובה בנתונים.

כאשר אתה מציג חלק מהתוצאות הקודמות שהשגת עבור משקיעים אחרים, הקפד לשים דגש על ה- ROI (החזר השקעה) שהושג. אלה נתונים חזקים שיראו ללקוח הפוטנציאלי שלך שאתה מסוגל להשיג תוצאות מעולות.

לפני הכל - בנה צוות

כתיבת תגובה מוצלחת ל- RFP תלויה גם באיכות ובמומחיות של האדם הכותב אותה. הגורם האנושי מעורב בכל התהליכים כיום, ותגובת ה- RFP אינה יוצאת דופן.

עבור מישהו שזה עתה נכנס לעולם הזה, המינוח ותהליך התגובה עשויים להיות מכריעים מדי, ולכן חשוב להעריך אילו אנשים יצטרכו להיכלל בצוות מההתחלה.

אחד האנשים שצריכים להיות שם מההתחלה הוא SME (מומחי נושא נושא). תפקידם להדריך אותך לאורך כל התהליך ולהכין אותך להוביל בעצמך את תהליך התגובה בעצמך.

הם יהוו נכס יקר מכיוון שהם יספקו לך את כל המידע הדרוש לך כדי שהתהליך יזרום בצורה חלקה. אם אכן אתה כולל את SME בתהליך זה, הקפד לכלול אותו/אותה בכל הפעילויות האחרות הקשורות היטב לפרויקט, כמו מחקר, פגישות, ייעוץ וכו '.

הם יוכלו לתת לך מבט מזווית שלא חשבת עליהם, בעיקר כי אינך מומחה בתחום זה. חברות קטנות ובינוניות מתמחות בכדי לתת לך את ההבנה שלהן בנושא שהמשקיע מתמודד איתו ואת הפתרון הטוב ביותר שאתה יכול ליצור.

למד לפרש נתונים ולבצע אנליזות מדוייקות

תהליך כתיבת תגובת ה- RFP אינו מסתיים בעת לחיצה על כפתור השליחה. עשית את החלק הכי קל, אבל עכשיו אתה צריך ללמוד מה אתה יכול לעשות כדי להגדיל את הסיכויים לזכות בתפקיד.

אם הצעת המחיר היא סוג של הצעת מחיר פתוחה, תוכל לראות פתרונות ומחירים שאחרים ציטו, ותוכל להעריך מחדש את ההצעה שלך ולהציע מחירים טובים יותר שיתאימו למתחרה שלך. עם זאת, זכור כי אינך צריך להציע את המחירים הנמוכים ביותר בשוק - אתה רק צריך להתאים את הממוצע ולהסביר מדוע המוצרים או השירותים שלך עולים כל כך הרבה.

אם אתה משתמש מתקדם יותר בתוכנת ה- RFP, ייתכן שכבר למדת כיצד להשתמש בתוכנה כדי לאסוף נתונים יקרי ערך על האופן שבו המשקיע קיבל את ההצעה שלך. ב- RFP תראה את הדרישות לגבי האופן שבו הלקוח הפוטנציאלי רוצה שההצעה תישלח, ושם טמונה ההזדמנות שלך.

אם הם דורשים שההצעה תוגש או תישלח באמצעות קישור, תוכל להפוך את זה ליתרון שלך, מכיוון שהתוכנה מסוגלת לתת לך מידע בסיסי על מתי המסמך נפתח, על ידי מי. אתה יכול אפילו לקבל מידע על כמה זמן אדם הקדיש לקרוא כל עמוד בהצעה שלך.

זה אולי לא יעזור לך ישירות עם ההצעה שהוגשה, אך זו תהיה נקודת מוצא טובה להתייחסות עתידית. על ידי ניתוח הנתונים תראה אילו דפים מההצעה שלך מציגים ביצועים ירודים. דפים אלה צריכים להיכתב בצורה שונה בעתיד, כדי למשוך את תשומת ליבו של הקורא.

לאחר שתגיש הצעה, אין דרך חזרה מכיוון שאינך יכול לשנות את פרטי המסמך הספציפי, אך תוכל ללמוד מניסיון כך שבפעם הבאה תוכל להגיש הצעה טובה יותר.

טעויות נפוצות

ישנם מספר דברים שכדאי שתדע עליהם בעת כתיבת תגובת RFP. כל האתגרים הללו יכולים להוות סוגיה פוטנציאלית, אך אם תטפל בהם נכון, לא אמורות להיות נסיגות בציר הזמן המתוכנן של כתיבת תגובת ה- RFP.

1. מידע חסר

זה נדיר, אבל זה יכול לקרות - הלקוח הפוטנציאלי פשוט שכח להכניס חלק מהמידע החיוני ל- RFP שלו, ועכשיו אתה חסר מידע כדי לסיים את ההצעה שלך. הבעיה הפוטנציאלית כאן היא שהמידע לא היה רשום ב- RFP פשוט כי אין למנפיק אותו.

כדי להתגבר על בעיה פוטנציאלית זו, השתמש בתקופת החלון לפני מועד הגשת ההצעה. במהלך תקופה זו, יש מישהו מהחברה של המנפיק זמין שיענה על כל השאלות הפוטנציאליות שיש לך או על כל אי הודעה המוצגת בתוכנית ההצעה.

אם לא תצליח להבהיר בשלב זה, הצעת ה- RFP שתגיש לא תהיה הנכונה. ייתכנו חוסר עקביות, או שפשוט לא תוכל לסיים אותו בגלל היעדר מידע. הקפד תמיד לעשות את זה נכון ולעשות את זה בזמן.

2. בלי עובדים מומחים למכרזים -ל חברות קטנות ובינוניות לוקחות יותר מדי זמן להכין מענה למכרז

לאחר שתתחיל להגיש מועמדות לפרויקטים מורכבים יותר, תבחין בצורך לגייס עוד מומחים שיתמקדו בהכנת המענים למכרזים. זה עולם בפנים עצמו ודורש פוקוס ומאמצים רבים. אחד שיעזור לך בכתיבת ההצעה. בתהליך זה האתגר יהיה להתאים את סגנון הכתיבה של כולם.

עצה טובה כיצד להימנע מסגנונות כתיבה שונים היא לספק לכל עובד מדריך כתיבה שנכתב על ידך והתואם את סגנון הכתיבה של החברה.

סוגיה נוספת שאתה עלול להתמודד איתה היא היעדר זמן אישי של האחראי על מכרזים שלכם, כך שהן יכולות להיות זמינות לעיתים רחוקות להתייעצויות, התאמות, פגישות וכו '. כדי להימנע מאובדן זמן בתקשורת עם החברות הבינוניות, ודא שהן המוצא האחרון שלך - נסה למצוא את המידע הדרוש לך לפני שתפנה אליהם, באמצעות מקורות נתונים פנימיים או חיצוניים ומאגרי מידע.

3. יש ספק מועדף

סביר יותר שסוגיה זו תתרחש כאשר ההצעה הפרטית הפרטית מוטלת בספק. לחברות הפרטיות יש את הזכות לשכור את הספק שהן הכי אוהבות, על סמך קריטריונים שכתבו בעצמם.

אם העסקה בין שני הצדדים כבר נעשתה ברקע, אין מה לעשות כדי להגביר את ההגינות של תהליך זה. הדבר היחיד שאתה יכול לעשות הוא לוותר על כתיבת ההצעה ברגע שאתה מבין מה המצב.

כדי להימנע מבזבוז זמן על מצבים כאלה, הקפד לחפש את השלטים ולזהות אותם בזמן, כדי להימנע מבזבוז שלך על הצעה שלא תוכל לזכות בה.

4. מועדים קצרים

לעתים קרובות מאוד, מנפיק ה- RFP מבקש לכתוב את ההצעה בהקדם האפשרי. בפועל, המשמעות היא זמן קצר מאוד עבורך לארגן צוות כתיבה ולהרכיב את ההצעה. הדרך להתגבר על מחסום זה היא באמצעות תוכנה שאמורה להאיץ את התהליך ולהקל על הדברים.

בהתבסס על הקלט הנתון, התוכנה יכולה לנתח את RFPs בעבר ולתת לך שאלות נפוצות מראש והתשובות לשאלות אלה. זה יקטין באופן דרסטי את זמן החיפוש אחר מידע על מנת לסיים את כתיבת ההצעה.

אם אתה רוצה להיות בטוח לכתוב תגובה מוצלחת של RFP, בחר Tendi כדי לסייע לך בכל תהליך ההצעה.

צרו קשר עוד היום והזמינו ייעוץ חינם עם המומחים שלנו.

הזמינו שיחת ייעוץ היום