טמפלייט לתקציר מנהלים למכרזים

כתיבת תקציר מנהלים מוצלח יכולה להגדיל את הסיכויים שלכם לזכות בתהליך המכרז. תקציר המנהלים עוסק בחברה שלך - זהו כלי שבו אתה משתמש למכירת הרעיון והפוטנציאל שלך. הוא משמש לעתים קרובות כהקדמה לתוכנית העסקית ולתוכנית השיווק.

בתקציר המנהלים, המוקד העיקרי יהיה בחברה, ייעודה וחזון שלה. היכולת להסביר מי אתה, מה אתה עושה ואת היסודות והתכניות שלך לעתיד עשויה להשפיע רבות על הלקוח הפוטנציאלי שלך.

מנפיק ה- RFP (קול קורא - מכרז) אינו מחפש מישהו שיכול לבצע את העבודה במחיר נמוך - הוא מחפש ספק פוטנציאלי ושותף בעל מומחיות טכנית שיכול לפתור את בעייתם ובעל פוטנציאל לצמוח העתיד יחד איתם ועם הרעיונות החדשניים שלהם. המטרה היא למצוא ספק שיכול לחלוק את אותן הצעות ויעדים לפרויקט עם אותם בעלי עניין בפרויקט.

לפעמים המנפיק עומד בפני כמה אתגרים בנוגע לרכישה או לתהליך הרכישה באופן כללי, והם מחפשים ספקים פוטנציאליים. במצב כזה, המנפיק ייצור ויפרסם קול קורא או יפרסם מכרז. פרסום המכרז היא בעצם במטרה לבקש מהספקים לספק תוכנית תמחור מקיפה לרשימת מוצרים ספציפית.

לא משנה אם אתה מוציא RFP או RFQ או RFI, תמיד ייכללו גם מכתב הקדמה וגם תקציר מנהלים, בהתאם לדרישה. ניתן להנפיק מספר סוגי הצעות, אך המבנה שלהן צריך להיות פחות או יותר זהה.

זה שונה ממכתב הקדמה של RFP

התפיסה השגויה הרווחת לגבי תקציר המנהלים היא שמדובר באותו מסמך כמו מכתב הכיסוי ולהיפך. בפועל, חברות שאינן מודעות לחלוטין לתהליך ה- RFP ולאופן כתיבת ההצעה חסרות לרוב כתיבת אחד משני המסמכים הללו.

עם זאת, המכתב המקדים של ה RFP הוא פריט חובה שעליך לשלוח יחד עם ההצעה שלך. אם לא תעשה זאת, סביר להניח שיסירו אותך מתהליך ההגשה וכי לא תעמוד בתנאי הסף של המכרז, ויהיו לך אפס סיכויים לזכות בפרוייקט.

הלקוח הפוטנציאלי יראה בכך חוסר עניין מצדך מכיוון שאם לא תצליח לבצע את ההליך בתחילה, מה יקרה בהמשך?

תקציר המנהלים הוא כולו עבור הלקוח. הוא צריך לכלול מידע בסיסי על החברה שלך, על בעלי העסקים ועל הפתרונות הפוטנציאליים שאתה מציע לבעיית מנפיק ה- RFP. בצד השני, תקציר המנהלים הוא מסביר עליך כקבלן הפוטנציאלי לתפקיד, ה Elevator Pitch שלך , והוא אמור להסביר מדוע אתה המתאים ביותר לתפקיד, בקיצור הדגשת היכולות שלכם בצורה קצרה וקולע!

ההבדל הגדול ביותר בין שני סוגי המסמכים הללו הוא שמכתב המקדים הוא חובה להגיש, ואילו תקציר המנהלים לרוב אינו. עם זאת, מומלץ מאוד ומעודד לשלוח את שניהם, מכיוון שכך אתה מראה שהשקעת מאמצים נוספים בהכנת המענה שלך למכרז.

מהי נקודת המבט של תקציר מנהלים?

ניתן לעשות השוואה בין מכתב המקדים של RFP לבין מכתב מקדים שבדרך כלל היית כותב בעת הגשת מועמדות למשרה מסוימת. במכתב שאתה כותב למשקיע הפוטנציאלי אתה מדבר איתו ישירות ומעמיד אותם במרכז תשומת הלב, בדיוק כמו שהיית כותב במכתב מקדים רגיל.

במכתב המקדים של ה- RFP, תזכיר את הבעיה ממנה נתקל בקשת הקול קורא ופרסום מכרז וגם את הפתרון והרעיונות העסקיים שלך. עם זאת, תקציר המנהלים אמור להציע סקירה מעט שונה של אותה סוגיה.

תקציר המנהלים הוא מסמך שכולו עוסק בחברה שלך. זה נכתב בדרך כלל על ידי מישהו מההנהלה הבכירה, ומכאן השם "מנהלים". הוא אמור להציע תמונה רחבה יותר של הבעיה שמפרסם המכרז מתמודד, עם דעה רחבה יותר על האופן שבו הבנת את הבעיה וכיצד אתה מתכנן לפתור אותה.

מסמך זה לא צריך להיכנס לפרטי פרטים המסבירים את הפתרון שמצאת. במקום זאת, הוא צריך לכסות את הרעיון המרכזי ולהראות כיצד הוא משתלב במדיניות שלך ושל שלהם ומתאים לאופן הפעילות של מפרסם המכרז,

אז איך כותבים תקציר מנהלים?

כתיבת תקציר מנהלים היא דבר אינדיבידואלי ביותר, ויש להתאים אותו לחברה שכותבת אותו. עם זאת, ישנם מספר חלקים שצריך לכל סיכום מנהלים, וכאן הם יפורטו לפי הסדר.

עם זאת, אם אתה מרגיש שיש כמה דברים שאתה צריך להוסיף, כמובן שאתה חופשי לעשות זאת. טוב לעקוב אחר התבנית המוצעת מכיוון שהיא תראה איזה סדר אתה צריך בכדי לכתוב דברים. כמובן שאפשר לשנות זאת גם אם יש צורך בכך.

נקודות בסיסיות שיש לעקוב אחריהן

לפני שנתן לך את התבנית המדויקת, נתחיל בכמה דברים כלליים שכדאי לך לעשות או לא לעשות בעת כתיבת תקציר מנהלים. הכל מוסבר בפירוט רב יותר להלן.

1. להיות ממוקד מנפיק

הדבר החשוב ביותר שעליך לזכור בעת כתיבת תקציר מנהלים הוא הכנסת עצמך לנעליו של הלקוח הפוטנציאלי שלך. הסיבה לכך היא שמישהו יקרא את ההצעה שלך, ועל סמך דברים שכתבת, תחליט אם תקבל את התפקיד.

דרך טובה להתקרב לנקודה המנצחת היא לשחק עם רגשות - להפגין אמפתיה ולחץ כיצד אתם מבינים באמת ועמוק את הבעיה של המנפיק וכיצד בעיה זו מתרבת ומשפיעה על חלקים שונים בארגון.

עצה טובה כאן היא לנסות לשים את עצמך במקומם ולראות כיצד תרגיש אם היית מתמודד עם אותו נושא - חשוב על מה שהיית רוצה לשמוע מהחברה שכותבת את ההצעה (ודאג לכלול זאת בחשבון שלך תקציר מנהלים).

2. אשר את הדרישות

מנפיק ה- RFP בוודאי יציין את רשימת הדרישות והקריטריונים המפורטים שלהם על פיהם יחליט מי תהיה ההצעה הזוכה. חשוב לאשר שוב כי לא תצא מהגבולות שנקבעו בזמן שאתה מחפש פתרון.

העניין הוא שלפעמים המשקיעים מוגבלים בתקציב או מחפשים דברים ספציפיים שצריך להשלים. אז כאן, עליך לציין שאתה בטוח שתעמוד בדרישותיהם וכי הקריטריונים מובנים.

אם אתה משתמש בתקציר מנהלים שנכתב בעבר, וודא שלא תשכח לערוך חלק זה במיוחד מכיוון שכאן אתה מדבר על פרטי פרויקט ייחודיים לכל פרויקט אחר.

אל תשכח שאין כאן מקום לדון בו לעומק בפרטי הפרויקט, כגון פירוט משימות, תנאי תשלום, תשלומים, עלויות פוטנציאליות של עלויות וכו '. השאר מידע מסוג זה להמשך.

3. לירות בשביל השמיים הגבוהים

איכות הפתרון שאתה מציע צריכה להיות הטובה ביותר האפשרית, ועליך להקפיד לשים על כך דגש בתקציר המנהלים. עליך להסביר למשקיע שהם יקבלו פתרונות מהשורה הראשונה אם ישכרו אותך.

אתה אמור להיות מסוגל להציג את הפתרון באופן שמראה שאתה מכוון רק לרעיונות ברמה גבוהה ושאתה מוצא שהרעיונות האלה מתאימים לארגון שלהם. עם זאת, אל תיסחף להסביר יותר מדי פרטים ומספרים מכיוון שתעשה זאת בהמשך בחלקים אחרים של ההצעה.

4. תקצר, ישר ולעניין Less is more

אתה צריך להיות מסוגל לכתוב את תקציר ההנהלה בתמציתיות. אם המסמך ארוך מדי, הקורא עלול לאבד עניין ולשלול אותך במהירות מהמשחק.

נסה להסביר את הרעיון בקצרה רבה, כך שהקורא יוכל לדמיין כיצד זה ישתלב בארגון שלו וכיצד הוא יפתור את בעייתו. אבל, מצד שני, השתדלו לא להיות מאשרים מדי, ואמרו שתעמדו בכל הדרישות שיהיו להם בכל מחיר.

כצד המתקשר, עליך לשמור על הדברים אמיתיים מאוד - אם לא ניתן למלא דרישה כלשהי מסיבה כלשהי, עליך להסביר למשקיע מדוע הדבר אינו ריאלי ומה הפתרון המוצע שלך.

מתן תשובות סגורות, כמו "לא, אי אפשר לעשות זאת", מראה על חוסר עניין מהצד שלך, ואתה כבר לא תהיה השותף הרצוי. כל זה חל על דרישות נוספות שעשויות להיות למשקיע לאחר מכן.

אם לא ניתן לענות על דרישה כלשהי מבקשת ההצעה, חובה לתת סיבה מדוע ולהציע חלופה. אחרת, אין טעם שתגיש בקשה כלל.

גישה זו צריכה להיות מוטמעת בסיכום המנהלים, כך שהמשקיע יוכל לראות שיש לך את כישורי הפתרון לבעיות.

5. בדוק הכל

שני זוגות עיניים תמיד רואות טוב יותר מזוג אחת, וזו בדיוק הסיבה שבגללה לעולם אל תעבוד על כתיבת חלק כלשהו בהצעת ה- RFP לבד (לפעמים זה אפילו יהיה בלתי אפשרי כמעט, בשל היקף העבודה שצריך להשלים כדי להגיש את הצעת RFP).

חשוב שהכל יהיה נכון מכיוון שתגובת ה- RFP היא הכרטיס שלך לזכות בפרוייקט בנוסף, תקציר המנהלים צריך להיכתב על ידי אדם אחד בלבד, כך ששני סגנונות כתיבה שונים לא יעלו על פני השטח.

עם זאת, אין זה אומר שרק אדם אחד צריך לקרוא אותו. לאחר סיום המסמך, הקפד לשלוח אותו לבעלי עניין אחרים כדי לתת לך משוב. כאן תוכל לכלול את צוות השיווק שלך, צוות המכירות, חברות קטנות ובינוניות ואנשים אחרים שעובדים על תגובת ה- RFP.

כל אחד מהם יספק לך משוב יקר ערך שתוכל לשלב כדי להפוך את תקציר המנהלים לטוב עוד יותר. תמיד יש מקום לשיפור.

מה צריך לכלול תקציר מנהלים למכרזים בינלאומים?

יש דרך מסוימת כיצד עליך לבנות את תקציר המנהלים שלך. הפרקטיקה הראתה שהתבנית שלו היא זו שאחריה עוקבות רוב החברות שלעתים קרובות לוקחות חלק בתהליך ה- RFP.

חלקים אלה מפורטים לפי הסדר שלרוב החברות עוקבות אחריו. עם זאת, כאמור, אתה מוזמן לשחק עם התקציר ולהתאים אותו לחברתך ולסגנון הכתיבה שלך (ולצרכי מנפיק ה- RFP, כמובן).

מבוא מושך תשומת לב

המשפט הראשון שמישהו קורא הוא בדרך כלל המשפט שיקבע את הטון לשאר המסמך. לכן, אם המשפט כתוב בצורה קליטה כך שימשוך את תשומת ליבו של הקורא ומסקרן אותו לקרוא יותר, אזי המבוא נכתב היטב.

חשוב לחשוב על המשפט הפתיחה שתדגדג את דמיונו של הרוכש ותמשוך אותו מיד. וודא שטון הכתיבה אינו מזדמן מדי. אחרי הכל, אתה כותב מסמך עסקי.

פסקה ראשונה זו תגרום לקורא לרצות לקרוא עוד וללמוד יותר על מי אתה וכיצד תוכל לפתור את הבעיה שלו.

סיפור על החברה שלך

תזרום בכתיבה שלך ודמיון, כפי שאתה חופשי ליצור סיפור המתאר את מקורותיה ואת יסודותיה של החברה ואת הדרך להצלחה. כאן תוכלו לדבר על מתי והיכן נוסדה החברה, על ידי מי, כיצד החברה התפתחה לאורך זמן וההישגים בדרך.

אתה יכול גם להראות היכן אתה נמצא היום, את התוצאות שהצלחת להשיג, אילו מטרות השגת, לאיזה כיוון אתה פונה וכו '. יש מקום להרבה מידע שאתה יכול לשחק איתו.

חלק זה חשוב מכיוון שהוא יציג אותך כחברה בעלת מסורת, ירגיע את הלקוח הפוטנציאלי לגבי יכולותיך ויציג את שאיפותיך לגבי העתיד.

הראה כיצד הם ירוויחו

לאחר שתסיים לכתוב על החברה שלך, תוכל להסביר כיצד הניסיון והמומחיות הקודמים שלך ייצרו ערך ויתנו הטבות למשקיע. עליך להתמקד בתמונה רחבה יותר של הבעיה.

היתרון הברור ביותר שהם יקבלו הוא שהפתרון שלכם יפתור את הבעיה שלהם, אך חשוב להראות כיצד הדבר ישפיע על תהליכים אחרים. הראה איזו השפעה תהיה לפתרון הבעיה הספציפית הזו על הארגון כולו.

אתה יכול אפילו ללכת רחוק יותר ולהסביר כיצד הדבר ישקף את המצב בשוק ואת מיקומו של הלקוח הפוטנציאלי בשוק. הקפד לא להיכנס לפרטים רבים מדי. רק הסבר בקצרה את הרעיון והתפיסה הכללית.

הראה כיצד אתה יוצר ערך

בסוף תקציר המנהלים, עליך להדגיש כיצד אתה זה שיספק את כל היתרונות הנ"ל וכיצד רק אתה יכול ליצור פתרון חדשני שכזה.

המפתח הוא להוסיף טוויסט שיהווה את היתרון התחרותי שלך - להוסיף משהו שאתה רק יכול לספק בשוק או משהו שבאמת יכול לגרום לך להתבלט. אם הפתרון שאתה מציע הוא כללי מדי וניתן למצוא אותו במקום אחר, אתה מבזבז את זמנך.

זכרו שכל מטרת התקציר המנהלים היא לשכנע את המקבלים החלטות של הגוף הרוכש הפוטנציאליים שאתם היחידים שיצרו הטבות ויתנו את הפתרון המושלם שיגרום להם לשאוף בעתיד. אם לא תצליח לשכנע את הגוף רוכש שאתה מסוגל לעשות זאת, הסיכוי שתזכה במכרז הוא זעום.

אצלנו בטנדי אנחנו מתמחים במכירות B2G לגופים ממשלתים בחו"ל. אצלנו יש כותבי תוכן ויועצי מכרזים, מומחים לפיתוח עסקי, מעצבים, וצוות אנליסטים תותחים שביחד יכולים לאתר וליצור עבורכם הגשות למכרזים בכל עולם לכמעט כל מוצר. דברו איתנו עוד היום, לשמוע איך אפשר לגדול ביחד הקפה עלינו!

תתפרו לי מכרז למוצר שלי היום